APSI

TUGAS KULIAH ANALISIS DAN PRRANCANGAN SISTEM INFORMASI

PENGELOLAAN INVENTARIS KERUMAH  TANGGAAN

PADA STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

Nama  : Sarjiyono

NIM     :12090774

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA PROGRAM STUDI STRATA 1

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN ILMU KOMPUTER

EL RAHMA YOGYAKARTA  TAHUN 2011

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

UNTUK PENGELOLAAN INVENTARIS KERUMAH  TANGGAAN

PADA STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

1. Pendahuluan

Pentingnya suatu sistem informasi yang terorganisir dengan baik akan sangat dirasakan oleh Bagian Kerumah Tanggaan STMIK AMIKOM Yogyakarta, karena selama ini, tanpa menerapkan konsep sistem informasi ke dalam kegiatan sehari-harinya, hanya mengandalkan prosedur-prosedur kerja manual yang cukup memakan banyak waktu dan tenaga kerja, ternyata masih ditemui banyak kendala-kendala yang pada akhirnya membuat data-data yang dihimpun oleh Bagian Kerumah Tanggaan STMIK AMIKOM Yogyakarta menjadi tidak aktual lagi. Banyak terjadi penyimpangan-penyimpangan, misalnya keberadaan barang inventaris yang tidak pasti ataupun barang inventaris yang rusak dan atau hilang. Selain juga kekurang tanggapan pihak penanggung jawab l bagian terkait yang tidak segera melaporkan adanya kerusakan atau perpindahan fasilitas/barang inventaris. Ditambah lagi, prosedur dalam pelaporan kerusakan dan perpindahan barang-barang inventaris yang dirasakan masih kurang jelas, membuat aktivitas pelaporan tidak pernah terjadi. Yang sering terjadi justru pihak Kerumah Tanggaan hanya menunggu saja sampai ada perintah untuk melakukan survey ke ruangan-ruangan perbagian untuk melakukan pendataan barang-barang inventaris, yang biasanya sangat jarang dilakukan kecuali ada keperluan yang mendadak. Hal ini kemudian berakhir pada kesulitan Kerumah Tanggaan saat melakukan pelaporan, baik itu kepada pimpinan atau bagian lain yang terkait dalam urusan inventarisasi seperti Bagian Administrasi Umum Kerumahtanggaan.

PEMBAHASAN

1          Mendefinisikan Masalah

            Keberhasilan suatu sistem informasi manajemen sangat dipengaruhi oleh sistem pengolahan data yang merupakan elemen penyusun sistem tersebut. Semakin lengkap dan akuratnya data dan mudah dalam menampilkan kembali data-data yang termuat dalam sistem pengolahan data akan semakin meningkatkan kualitas informasi bagi perusahaan.

            Pada proses pengolahan data barang di bagian Rumahtangga STMIK AMIKOM masih menggunakan proses manual yang harus dikerjakan oleh bagian Administrasi. Dalam proses tersebut memakan waktu yang lama dan kurang akurat dalam proses perhitungan total barang dan pengeluaran barang.

            Untuk itu penulis mengusulkan bagaimana agar proses pengeluaran barang dapat berjalan cepat sekaligus dapat memantau sisa barang yang ada. Penulis mengusulkan aplikasi yang dapat mencatat setiap barang masuk dan keluar untuk bagian Rumahtangga STMIK AMIKOM. Yogyakarta.

            Sebelum membangun database alangkah baiknya jika dilakukan perancangan terlebih dahulu, perangcangan ini meliputi pemilihan database, penentuan entitas yang dibutuhkan serta perancangan diagram E-R. Pada pemilihan database, setelah melihat kebutuhan dan diskusi dengan bagian Rumahtangga

2.         Sistem Informasi Pengolahan data Bagian Rumahtangga STMIK AMIKOM

            Dalam proses pembuatan aplikasi bagian rumahtangga diharapkan dapat membantu dalam proses pencatatan sirkulasi barang. Dalam proses ini sangat memungkinkan akan terjadinya suatu kesalahan-kesalahan yang tidak diinginkan oleh pihak Rumahtangga karena sampai sekarang pencatatan sirkulasi barang dilakukan secara manual.

            Dengan adanya masalah tersebut maka diharapkan dengan adanya kerja praktek ataupun tugas praktek ini dapat membantu dalam menganalisa proses sirkulasi barang melalui media komputerisasi, dan tidak akan terjadinya kesalahan dalam proses pencatatan dari pihak bagian Rumahtangga.

3          Kelayakan Sitem

            Kelayakan dari suatu sistem dapat dilihat dari apa yang dihasilkan oleh kinerja secara keseluruhan dari sistem itu sendiri, arus informasi yang dihasilkan dan jumlah data yang dikeluarkan terhadap sistem operasi

            Kelayakan sistem merupakan suatu proses yang mempelajari tentang suatu permasalahan yang telah ditentukan sesuai dengan tujuan akhir yang akan dicapai. Tujuan tersebut akan digunakan untuk menguji apakah sistem baru yang akan diterapkan sebagai pengembangan dari suatu system lama tersebut layak dipakai atau tidak.

            Kelayakan sistem tersebut dapat dipertimbangkan atau dilihat dari segi kelayakan berikut ini :

  1. Kelayakan Teknologi
  2. Kelayakan Operasional
  3. Kelayakan Ekonomi
  4. Kelayakan Hukum

4          Kebutuhan Informasi Pemakai Sistem

            Didalam sistem ini kebutuhan informasi yang harus dihasilakan berupa laporan-laporan yang harus sesuai antara lain :

  1. Laporan Data Pengguna : Digunakan untuk mengetahui nama-nama dan bagian pengguna suplies
  2. Laporan Data Barang : Digunakan untuk mengetahui data stok barang digudang yang masih ada atau tidak ada.
  3. Laporan Transaksi : Digunakan untuk mengetahui tansaksi yang dilakukan, tanggal keluar barang, detail barang dan kode pengguna yang menggunakan barang.
  4. Laporan Transaksi dan Detailnya : Digunakan untuk megetahui data transaksi yang terjadi dan detail barang yang dibeli.

5          Kelebihan dan Kelemahan Database

            Setiap pembuatan database pasti ada kelebihan dan kelemahannya. Hal ini digunakan untuk mendukung pengembangan dari sistem itu sendiri.

            Pada database ini kelebihannya hanyalah terletak pada diberikannya kemudahan dalam pengisian data, perubahan data, serta penghapusan data yang telah dipergunakan lagi.

             Kelemahan dari database ini adalah isi database dapat dirubah oleh semua user, sehingga tidak terjamin keamanannya. Serta belum tersedianya backup data. Sehingga backup data dilakukan secara manual.

6          Sistem Yang Diusulkan

Dari sistem yang sudah ada, maka penulis mengusulkan sistem yang masih manual tersebut menjadi komputerisasi. Adapun sistem yang akan diusulkan adalah komponen diagram alir sistem  (Flowchart Sistem) yaitu sebagai berikut

Gambar .IV.1. Flowchart Sistem yang diusulkan

7.         Diagram Konteks

Gambar IV.2. Diagram konteks

 

 

8.         Diagram Jenja

Gambar IV.3. Diagram Jenjang

9.         Data Flow Diagram (DFD)

            Gambar.IV.4. Data Flow Diagram Level 1 pada proses 1


10.    Data Flow Diagram level 1 pada proses 2

Gambar.IV.5. Data Flow Diagram Level 1 pada proses 2


11.     DATA Flow Diagram level 1 pada proses 3

Gambar.IV.6.Data Flow Diagram Level 1 pada proses 3

Keterangan :

  1. Input data stock barang ke lap stock barang
  2. Input data sock barang ke lap pengguna
  3. Input data transaksi ke lap transaksi
  4. Input data pengguna ke lap stock barang
  5. Input data pengguna ke lap tarnsaksi
  6. Input data pengguna ke lap pengguna
  7. Laporan pengurus harian

12.       Perancangan Database

            IV.10.1. Normalisasi

            Proses pengolahan data dalam cara tertentu untuk membantu mengurangi atau mencegah timbulnya masalah yang berhubungan dengan pengolahan data dalam basis data . Tehnik normalisasi bertujuan untuk membuat relasi-relasi yang ada menjadi leih mudah dimengerti serta untuk penyederhanaan,pemeliharaan data dan untuk menghilangkan kerangkapan data , munculnya data yang tidak konsisten pada medan yang sama untuk beberapa file dengan kunci yang sama dan untuk menunjukkan hub antar file.

            IV.10.2. Teknik Normalisasi

  1. Bentuk Normalisasi Pertama (1NF/First Normal Form)

Pada bentuk normal pertama semua field atau atriut mempunyai nilai yang bersifat atomic, tetapi masuh terdapat beberapa atribut yang muncul secara berulang-ulang (redundancy) didalamnya, semua atribut mempunyai nilai yang tidak dapat dibagi namun atribut yang masih muncul secara berulang-ulang.

Tabel IV.1. Normalisasi pertama

  1. Bentuk Normalisasi Kedua (2NF/Second Normal Form)

Pada bentuk normal kedua mempunyai syarat bentuk data teleh memenuhi criteria bentuk normal kesatu, setiap atribut bkan kunci harus bergantung secara fungsi pada kunci utama atau primary key.

Tabel IV.2. Normalisasi kedua

  1. Bentuk Normalisasi Ketiga ( 3NF/Third Normal Form)

Pada bentuk normal ketiga mempunyai cirri atau harus dalam bentuk normal kedua dan setiap atribut kunci harus bergantung hanya pada Primary Key secara menyeluruh.

Tabel IV.3. Normalisasi Ketiga

            IV.10.3. Hubungan Antar Tabel


Gambar IV.7. Hubungan Antar Tabel

IV.10.4 Struktur Tabel

            Database merupakan salah satu komponen yang sangat penting dari sistem informasi sebagai basis penyedia bagi user. Database juga menentukan file-file data yang dibutuhkan untuk menampung data penyedia proses input dan output.

Rancangan Database system yang diusulkan adalah sebagasi berikut :

  1. File Barang.Db

      Nama file     =Barang.Db

            Field Kunci  = Kode_Brg

Tabel IV.4. Barang

Type Size Key Field
Varchar 5 * Kode_Brg
Varchar 30 Nama_Brg
Int Jml_Brg
Money Harga_Brg
  1. File Pengguna.Db

      Nama file  = Pengguna.Db

      Field Kunci = Kode_Pengguna

Tabel IV.5. Pengguna

Type Size Key Field
Varchar 5 * Kode_Pengguna
Varcahar 30 Nama_Pengguna
Varchar 20 Bagian_Pengguna
  1. File Transaksi.Db

      Nama File = Transaksi.Db

      Field Kunci= No_Nota

Tabel IV.6. Transaksi

Type Size Key Field
Varchar 5 * No_Nota
Varchar 5 * * Kode_Brg
Varchar 5 * * Kode_Pengguna
Date time Tgl_Keluar
Int Jml_Keluar
Money Harga_Brg
Money Total_Harga

IV.12.  Perancangan Tampilan Antar Muka

            Didalam perancangan sebuah system khususnya sistem stock barang dan pengeluaran dibutuhkan suatu rancangan interface atau tampilan antar muka untuk memudahkan user untuk mengisikan masukan-masukan yang diperlukan.

Rancangan interface utnuk sistem inventori dan penegeluaran di Rumahtangga STMIK AMIKOM adalah sebagai berikut :

Form Input Data Barang

Gambar IV.8. Form Daftar Input Barang

Keterangan :

  1. Kode Barang
  2. Nama Barang
  3. Harga Barang
  4. Jumlah Barang
  5. Tambah
  6. Hapus
  7. Simpan
  8. Tutup
  9. Data Barang

Form Input Data Transaksi

IV.2.       Sistem Informasi Pengolahan data Bagian Rumahtangga STMIK AMIKOM

                Dalam proses pembuatan aplikasi bagian rumahtangga diharapkan dapat membantu dalam proses pencatatan sirkulasi barang. Dalam proses ini sangat memungkinkan akan terjadinya suatu kesalahan-kesalahan yang tidak diinginkan oleh pihak Rumahtangga karena sampai sekarang pencatatan sirkulasi barang dilakukan secara manual.

                Dengan adanya masalah tersebut maka diharapkan dengan adanya kerja praktek ataupun tugas praktek ini dapat membantu dalam menganalisa proses sirkulasi barang melalui media komputerisasi, dan tidak akan terjadinya kesalahan dalam proses pencatatan dari pihak bagian Rumahtangga.

IV.3        Kelayakan Sitem

                Kelayakan dari suatu sistem dapat dilihat dari apa yang dihasilkan oleh kinerja secara keseluruhan dari sistem itu sendiri, arus informasi yang dihasilkan dan jumlah data yang dikeluarkan terhadap sistem operasi

                Kelayakan sistem merupakan suatu proses yang mempelajari tentang suatu permasalahan yang telah ditentukan sesuai dengan tujuan akhir yang akan dicapai. Tujuan tersebut akan digunakan untuk menguji apakah sistem baru yang akan diterapkan sebagai pengembangan dari suatu system lama tersebut layak dipakai atau tidak.

                Kelayakan sistem tersebut dapat dipertimbangkan atau dilihat dari segi kelayakan berikut ini :

  1. Kelayakan Teknologi
  2. Kelayakan Operasional
  3. Kelayakan Ekonomi
  4. Kelayakan Hukum

 

IV.4        Kebutuhan Informasi Pemakai Sistem

                Didalam sistem ini kebutuhan informasi yang harus dihasilakan berupa laporan-laporan yang harus sesuai antara lain :

  1. Laporan Data Pengguna : Digunakan untuk mengetahui nama-nama dan bagian pengguna suplies
  2. Laporan Data Barang : Digunakan untuk mengetahui data stok barang digudang yang masih ada atau tidak ada.
  3. Laporan Transaksi : Digunakan untuk mengetahui tansaksi yang dilakukan, tanggal keluar barang, detail barang dan kode pengguna yang menggunakan barang.
  4. Laporan Transaksi dan Detailnya : Digunakan untuk megetahui data transaksi yang terjadi dan detail barang yang dibeli.

IV.5        Kelebihan dan Kelemahan Database

                Setiap pembuatan database pasti ada kelebihan dan kelemahannya. Hal ini digunakan untuk mendukung pengembangan dari sistem itu sendiri.

                Pada database ini kelebihannya hanyalah terletak pada diberikannya kemudahan dalam pengisian data, perubahan data, serta penghapusan data yang telah dipergunakan lagi.

                 Kelemahan dari database ini adalah isi database dapat dirubah oleh semua user, sehingga tidak terjamin keamanannya. Serta belum tersedianya backup data. Sehingga backup data dilakukan secara manual.

 

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: